内容、文档和流程数字化如何支持精益原则

内容、文档和流程数字化若何支持精益原则

不管您身处哪个行业，想要在营业中获得实在的成功就必须把客户放在一切决议的中心位置，以便您可以给客户供给最好办事。同时公司以最高效的方式向前成长也很重要。荣幸的是，有一种方式可以确保两者兼而有之。

该方式就是精益原则。该原则的焦点理念是：最大化客户代价的同时最大限度地削减浪费。简单地说，精益意味着用更少的资本为客户缔造更多的代价。终极方针是经过零浪费的代价缔造进程为客户供给完善的代价。

经过采用此方式并将企业内容治理 （ECM） 处理计划作为您公司的一种工具集成，您就已经领会决浪费题目。该题目能够会削减您的利润，影响您与客户互动或障碍您实现营业的增加。借助 ECM，公司可以将烦琐的基于纸张的流程、互不关联的数字信息和流程改变成以客户为中心、进步生产力的方式，从而确保在数字化时代获得成功。

什么是精益原则？

经过精益原则，您将可以获得：

• 更好、更快的客户办事；
• 削减浪费；
• 节省人力和空间。

精益原则最初源便宜造业的精益生产，为经营企业供给了一种很是成功的方式，可实现延续改良，消除浪费和低效力。这类方式持久系统地追务实现流程中的小的增量变化，以进步员工的效力和产物或办事的质量。

精益方式与装配线很是类似，有助于标准化流程、消除浪费、削减产物和办事中的变化以及供给更高的质量。

精益生产，以及它所基于的精益原则已经存在了几十年，很多公司都分歧水高山采用了这类方式。一些公司，如丰田，已经成为制造业中利用这类方式的楷模。其他公司已将这一概念引入非制造业，由于精益原则在产物资量、客户满足度和效力进步方面具有明显上风。

精益原则仅适用于制造业吗？

精益原则只合适制造业是一个普遍的误解。精益原则中有用的概念适用于每个行业的每品种型的营业。精益可以而且应当用于制造业和办奇迹。

精益不是一种战略或下降本钱的计划，而是全部构造的一种思维和行动方式，而 ECM 是其中不成或缺的一部分。经过数字化转型，您将看到精益原则在您构造中发挥的重要感化。

ECM 软件可用于公司的一切部分。例如，财政团队利用精益原则来评价若何实现他们的年度方针。假如他们意想到 ECM 的各个方面（如文档治理）在营业上运转杰出，那末这是将ECM 利用于财政部分的绝佳机遇。发票流程数字化，消除基于纸张的烦琐流程和时候浪费可以为营业带来很多益处。

ECM 在精益原则中处于什么位置？

ECM 用于建立、存储、分发、发现、归档和治理非结构化内容（如扫描的文档、电子邮件、报告、医学图像和办公文档），终极构造可以随时随地向用户供给相关内容。

很多构造发现，实施内容治理处理计划是改良其过期、不持续流程的关键。企业内容治理是实现精益方式和在营业中实现积极变化的关键组成部分。

当公司实施数字文档治理时，他们正在尽力更智能地工作，削减浪费并为客户供给更好、更快的成果。经过消除或削减企业对纸张的需求，您可以更好地治理文档，下降开支，并在员工的平常日程中腾出更多时候。当您的公司将文档和内容数字化，将内容存储在中心存储库中并实施数字工作流程时，您将享用一切这些益处。

消除浪费 （不管是在员工时候和纸张方面）是进步效力和节省资金的好方式。利润最大化只是ECM给您公司带来的众多益处之一。

若何利用精益原则和 ECM 来处理效力低下的题目？

系统地处置精益原则，现在不是按照你以为毛病的工具停止猜测或假定的时辰。很多因效力低下而苦苦挣扎的公司一向依靠过期的流程来运营现代营业，这常常会带来负面成果。在这些情况下，流程和工作流的数字化转型能够是最好处理计划。

要正确地发现、界说息争决公司需要改良的特定范畴，以及 ECM 可以大幅改良运营的范畴，请遵守 ”DMAIC“原则。

D：界说。问问：“我的方针是什么？明白您希望看到公司获利的方针或机遇。您能否在办公用品（如打印机墨水）上浪费了太多钱？也许您的客户埋怨他们的发票经常不正确，大概您的员工花费太多时候挑选纸质记录，而他们本可以更快、更正确地拜候文档和信息。

M：权衡。花点时候权衡下你从那里起头，以及你能否朝着方针进步。在此阶段，您能够会意想到您的文档治理流程的效力比您设想的要低很多。

A：分析。完成您的流程。看看文档流程的投资回报率为正，还是浪费了大量的时候和金钱？凡是，利用流程图或其他图形以组的形式直观地检察改变很有帮助。

I：改良。经过实施更好的流程，从浪费和低效力向简化成功过渡。既然您已经领会了自己的题目并有了明白的方针，现在需要找到一个可以处理题目并进步效力的处理计划。这是推动 ECM 实施的阶段，这是实现精益计划最重要的工作之一。

C：控制。现在是时辰重新权衡，看看你的新流程能否让你到达了你的方针。据 AIIM 称，46% 采用企业内容治理战略的公司在 12 个月内实现了积极的投资回报率，三分之二的公司在 18 个月内实现了正投资回报率。假如您已成功实现方针，请继续下一个方针，从“界说”重新起头；假如您还没有，请返回“I（改良）”调剂您的方式。

挑选 ECM 处理计划是简化文档和信息治理流程以及使您的公司与精益生产概念连结分歧的重要一步。有代价的 ECM 处理计划不但仅是供给一个电子文件柜；它现实上可以帮助您过渡到新的流程。它使您可以有用地托付商品或办事，而不会轻忽客户办事。这样，有用的内容治理处理计划对于实施精益原则是需要的。